総務新人でもできる！FAQ自動化×AI進捗管理で業務効率革命！

AIチャットボット（FAQ自動化）＋GoogleスプレッドシートAI活用で総務仕事が劇的にラクになる！

1. AIチャットボット＆FAQ自動化 ― 何度も聞かれる「総務の定番質問」におさらば！

社内で「年末調整って何を出せばいい？」「有休の申請方法は？」…同じ質問が何度も来て悩んだ経験はありませんか？
GoogleフォームやLINE公式アカウントなどの簡単チャットボットを使えば、“よくある質問（FAQ）を自動返答”。
社員はフォームで質問→即解説や案内が表示、総務担当は対応負担が大幅減！

やり方の一例：

• Googleフォームで質問リストを作成→各項目の「答え」を返信設定。
• フォームの送信確認画面や自動返信メール欄にFAQ回答文・案内リンクを入れるだけ。
• LINE公式だと「自動応答メッセージ」に総務FAQを登録（社内のみ公開がおすすめ）。

セキュリティの注意点：

• 個人情報、給与や契約などの機密は質問内容や返信文に含めない。
• フォームやチャットボットは必ず「社内限定」の公開設定に。
• 公式ヘルプ「共有設定」「利用規約」をしっかり確認、権限・公開範囲を管理。

2. Googleスプレッドシート＋AIアドオンで進捗自動化 ―「タスクの漏れ・報告忘れ」ゼロに！

Googleスプレッドシートは「条件付き書式」で進捗状況や期限管理を自動で色付け、「AIアドオン（Simple ML など）」で進捗集計も自動化。
「期日が近いタスクは赤、着手すべき作業は黄色」など、誰にでも分かる進捗一覧がすぐ完成！

やり方の一例：

• チェックリスト項目に「期日」「進捗状況」「担当者」欄を用意。
• 条件付き書式で「今日が締め切り→赤」「進行中→黄色」など自動表示。
• AIアドオン（拡張機能追加）で完了時は自動で通知メール、全体進捗を日次自動集計も可能。
• 「アドオンを探す」「公式ヘルプ動画」を見て試すのがおすすめ。

セキュリティの注意点：

• スプレッドシートの共有は「担当者・権限者だけ」に限定。
• 外部公開NG、2段階認証＆パスワード複雑化は必須。
• 編集履歴、管理者権限でデータ操作は必ずチェック。

公式サイトで始める：「Googleフォーム」「Googleスプレッドシート」「AIアドオン」のヘルプページ

• Googleフォーム：Google公式「フォームの使い方・共有設定」
• Googleスプレッドシート：Google公式「Sheetsの使い方・条件付き書式」
• アドオン追加：Google Workspace Marketplace「アドオンを探す」
• はじめは「公式ヘルプ」「使い方動画」で動きを確認、設定は必ず社内限定で！

FAQ自動化×AI進捗管理は「無料・今すぐ・ミスなく」できる総務DXの最初の一歩。
セキュリティルールを守れば、小さな工夫でも業務負担を大きく減らせます。新人でも安心してチャレンジできます！​