ひとり社長のための「会社を守る事務作業」計画術

会社をひとりで切り盛りしていると、日々の営業やお客さま対応に追われて「そういえば、手続きどうしよう…」と気になる瞬間が出てくるものです。事務作業は“縁の下の力持ち”ですが、会社を守る大切な役割。家庭や子育てと両立しながら働く女性社長の場合、事務作業を計画的に進められる年間スケジュールは、心の余裕にもつながります。​

月次業務と年間業務のちがい

月次業務は、経費精算や請求書チェック、給与手続きなどの毎月のルーチン。これが習慣になれば、会社の日常リズムも安定します。一方、年間業務は決算や年末調整、社会保険料変更など年に一度やってくる大きなイベント。春・夏・秋・冬と季節ごとの節目を意識して、先取りして準備するのがコツです。​

遅延や抜け漏れが会社へ与える影響

「あと回し」になった作業が、思わぬ信頼低下やペナルティにつながることも。税金や保険の期限を守らないと延滞金が発生したり、取引先に心配されることも。ひとり社長こそ、自分を守るためのスケジュール管理が大事です。​

計画的に進めるメリット

前もって予定を組んでおけるので、家事や育児と両立しても安心。「あの手続き、来月だな」と余裕をもって準備できるため、専門家への相談もスムーズ。本業に集中できる時間も増えます。​

具体的なスケジュール把握・作成のコツ

• 月ごとにやることを手帳やスマホ、Googleカレンダーでリストアップ。​
• 業務内容や提出期限を「色分け」すると見やすい。
  仕事は青、重要イベントは赤、申請系は黄色、プライベートは緑、締切間近はピンクなど。​
• 締切日の1週間前と前日にはアラート通知（Googleカレンダーやスマホリマインダーの活用がおすすめ）。
• Excelやスプレッドシートなら、“期日が近い業務”には自動で色が変わる条件付き書式を使うと整理がラク。
• 半年に1度、スケジュールを見直し。子育てや予定の変化も反映すると無理なく続けられます。
• 会計や労務の管理にはITツールも活用を。期限管理ができるクラウドサービスで「うっかり忘れ」をセーブ。​

月次・年次のアドバイス

• 月次は「必ずやること」を優先順位で並べておけば、他の仕事に追われてもペースを保てます。
• 年次は、決算（春）、保険見直し（夏）、繁忙期（秋）、年末調整と大掃除（冬）など、季節ごとのイベントも意識して全体を把握しましょう。​
• 余裕がなくなった時は、一部業務の外部委託やIT活用を思い切って選択。「全部自分でやらない」も、大切な経営者習慣です。

色分けやアラート設定で、今日やるべきこと・今週準備することがすぐ分かるカレンダーに。業務だけでなく家庭の用事も一緒に管理すれば、女性ならではの多忙な毎日にも、ちょっとした安心が生まれます。